Proje bitince değerlendirme toplantısı nasıl yapılır?
Bir mahalle projesi bittiğinde yapılacak kısa değerlendirme toplantısı: hangi sorular sorulmalı, notlar nasıl tutulmalı, çıkan dersler nasıl kullanılmalı?
Bir etkinliği bitirmek, çoğu zaman rahatlatıcı bir andır: masalar toplanmış, teşekkürler edilmiş, herkes evine dağılmıştır. Ancak asıl öğrenme çoğu zaman bu noktadan sonra başlar. Neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını ve bir dahaki sefere neyi değiştireceğinizi konuşmak, küçük grupları sürekli geliştirir. Bu yazıda, kısa ve verimli bir değerlendirme toplantısının nasıl yapılacağını anlatıyorum.
Neden değerlendirme yapmalı?
Değerlendirme yapılmayan projelerde aynı hatalar tekrar eder. Küçük projelerde sık yapılan sekiz hata yazımızda anlattığımız sorunların çoğu, bir önceki projeden ders çıkarılmadığı için yaşanır. Değerlendirme aynı zamanda gönüllülerin emeğini fark etmenin bir yoludur; yaptıkları işin bir sonuca dönüştüğünü görmek motivasyonu korur.
Ne zaman ve nasıl yapmalı?
En iyi zaman, etkinlikten sonraki bir iki hafta içindedir. Çok erken olursa herkes yorgun, çok geç olursa ayrıntılar unutulur. Toplantı bir saati geçmesin. Yer olarak herkesin rahat olduğu bir ortam seçin; bir kafe, dernek odası ya da bir evin salonu olabilir. Yüz yüze gelinemiyorsa kısa bir görüntülü görüşme ya da ortak bir yazılı not da yeterli olabilir. Etkinliğin ilk planlama aşamasındaki hedeflerinizi, örneğin ilk mahalle buluşmasını planlamak rehberindeki gibi bir başlangıç notunu, toplantıya getirmek karşılaştırma yapmayı kolaylaştırır.
Sorulacak beş soru
Değerlendirme toplantısını yönlendirmek için şu soruları kullanabilirsiniz:
- Planladığımız hedeflerin ne kadarına ulaştık?
- En iyi giden üç şey neydi?
- En çok zorlandığımız üç şey neydi?
- Bir dahaki sefere neyi farklı yapardık?
- Kimlere ve hangi konulara özellikle teşekkür etmeliyiz?
Her soruya herkesin söz hakkı olmalı. Sessiz kalanlara doğrudan sormak, çoğu zaman en değerli geri bildirimi ortaya çıkarır.
Eleştiriyi yapıcı tutmak
Değerlendirme, birbirini suçlamak için bir fırsat değil. Eleştiriyi kişiye değil, sürece yöneltmek önemlidir: "Sen geç kaldın" yerine "Başlangıç saatini belirlemekte zorlandık, bunu nasıl çözebiliriz?" Toplantı başında bu kuralı net söyleyin. Kimse savunmaya geçmeden, herkesin gözlemini dinleyin. Gönüllülerin gösterdiği çabayı kabul ederek başlamak, eleştirilerin daha kolay kabul edilmesini sağlar.
Notları tutun ve paylaşın
Toplantıda biri not tutsun. Çıkan sonuçları kısa bir listeye çevirin: işe yarayanlar, değiştirilecekler ve sonraki adımlar. Bu listeyi herkesle paylaşın ve bir sonraki projenin başlangıcında yeniden okuyun. Böylece öğrenilenler unutulmaz. Sonuçları, mümkünse etkinliğe katılan mahalle sakinleriyle de kısaca paylaşın; "geri bildiriminiz bize yol gösterdi" demek güveni artırır.
Sık sorulan sorular
Toplantıya herkes gelemezse? Yazılı kısa bir form ya da mesaj üzerinden görüş toplayabilirsiniz. Önemli olan, gelemeyenlerin fikrinin de dikkate alınmasıdır.
Proje başarısız olduysa ne yapmalı? Bu daha da önemli bir değerlendirme fırsatıdır. Neyin yanlış gittiğini suçlamadan konuşmak, bir sonraki denemeyi daha güçlü yapar.
Her küçük etkinlik için toplantı şart mı? Hayır. Çok küçük etkinliklerde on dakikalık bir sohbet ya da kısa bir mesaj değerlendirmesi yeterli olabilir.