Görev devrinde not bırakmak

İş, bir kişinin kafasında kalırsa o kişi gidince iş de gider. Devir notu, kafayı kâğıda indirir. Uzun bir el kitabı değildir. Tek sayfa. Ne, ne zaman, nerede, kimle konuşulur, ne yarım kaldı. Bu beş satır, bir sonraki kişiyi baştan başlatmaz.

Neyi yazarsınız

İlk satır işin adıdır. İkinci satır gün ve yer. Üçüncü satır, işin bittiği yer. Dördüncü satır, açık soru. Beşinci satır, anahtarın ya da kutunun nerede olduğu. Beşten fazlası, okunmadan katlanır.

Kimin zor insan olduğunu yazmayın. Kişisel not, devri dedikoduya çevirir. Zorluk varsa işin kendisini yazın. Şu saatte kapı kapalı oluyor. Kişi adı olmadan da anlaşılır. Anlaşılmıyorsa kapıda söyleyin, kâğıda dökmeyin.

Toplantı notu ile bu kâğıt aynı şey değildir. Toplantı notu o günün kararıdır. Devir notu, süren bir işin anahtarıdır. İkisini karıştırırsanız karar kaybolur, anahtar da kaybolur. Ayrı durun.

Eşya ile birlikte

Not, eşyasız eksiktir. Anahtar, liste, kutu, yedek kalem. Hepsini aynı anda verin. Notu akşam mesajla, anahtarı üç gün sonra vermek, işi böler. Bölünen iş, ilk gün aksar ve devralan kişi suçlanır.

Eşikte bırakmayın. Elden ele verin. Verirken bir cümle okuyun. Şu kutu, şu gün açılır. Okunmayan not, çekmecede kalır. Çekmece, grubun hafızası değildir.

Görev dağıtımındaki isim değiştiyse kâğıttaki isim de değişsin. Eski isim durursa kapı, yanlış kişiye vurulur. Yanlış kapı, iki kişiyi birden yorar.

Açık soru

Bitmemiş işi bitti diye yazmayın. Yarım kalan, en çok zarar orada verir. Ayrı bir satır. Şu komşu henüz haber vermedi. Devralan kişi, bunu baştan bilir ve sürprizle karşılaşmaz.

Bilmiyorum demek de bir satırdır. Nerede durduğu belli olmayan kutu için yer uydurmayın. Bilmiyorum yazın. Uydurma yer, bir saati çöpe atar.

Sözlü olarak bildiğiniz bir istisnayı da yazın. Yağmurda yer değişir, şu odaya geçilir. Yazılmazsa yeni kişi yağmurda kapıda kalır. Kapıda kalmak, devrin başarısızlığıdır, kişinin değil.

Bırakan kişi ne yapmaz

Devrettikten sonra yönetmeye devam etmeyin. Her adımı mesajla düzeltmek, devri göstermelik yapar. Bir kez sorun. Takıldın mı. Cevap evetse o soruya cevap verin. Başka işleri de geri almayın.

Eski usulü dayatmayın. Ben böyle yapardım cümlesi, yeni kişiyi çömez ilan eder. Yol değişebilir. Sonuç aynıysa yol serbesttir. Sonuç bozulursa o zaman, sakin, konuşun. İlk gün değil.

Ara verme yazısında olduğu gibi dönüş de yükle olmasın. Dönen kişi, devrettiği işin tamamını ilk gün geri istemesin. İki hafta izlesin. İzlemek, devri bozmaz. Hemen geri almak, bozar.

Notu iki kopya tutun. Biri devralanda, biri ortak zarfta. Tek kopya kaybolursa iş yine kafaya döner. Zarftaki kopya, kimsenin çekmecesine gizlenmesin. Gizlenen kâğıt, yok sayılır. Devir günü acele olmasın. Kapıda ayaküstü beş satır, eksik kalır. On dakika oturun. Oturunca anahtar da unutulmaz, açık soru da. Acele devir, ertesi gün üç mesajlık bir karmaşa doğurur. Karmaşa doğarsa kızmayın, kâğıdı yeniden yazın. Yeniden yazmak, suçu paylaşmak değildir. İşi yerine koymaktır. Eski kişi bir kez yardım etsin, sonra çekilsin. Çekilmezse devir hiç olmamış gibi durur. Yeni kişi de ilk gün her şeyi bilmek zorunda değildir. Bilmediğini sorsun, utanmasın. Soru, notun eksik yerini gösterir. Gösterilen yeri ertesi sefere mutlaka yazarsınız. Eksik satır utanç değildir.

Sık sorulan sorular

Devir yüz yüze şart mı? Eşya varsa evet. Yalnızca bilgi varsa kısa bir mesaj da olur. Yine de beş satırı atlamayın. Mesaj da sayfa gibidir.

Devralan kişi işi beğenmezse? Beğenmemek, notu yırtma sebebi değildir. Önce bir kez yapsın. Sonra grupta değiştirsin. İlk günkü değişiklik, devri daha okunmadan bozar.

Not çok kısa kalırsa? Beş satır yetiyorsa uzatmayın. Yetmiyorsa açık soruyu büyütün, hikâyeyi değil. Hikâye, kapıda kalır.