Toplantı dağılınca herkes başka bir karar hatırlar. Not, bu dağılmayı keser. Süslü bir tutanak gerekmez. Tarih, kim yazdı, ne karar verildi, kim yapacak. Dört satır, bir saatin özetidir. Fazlası okunmaz. Okunmayan not, yazılmamış sayılır.

Neyi yazmazsınız

Şakayı, dedikoduyu ve kimin ne kadar konuştuğunu yazmayın. Kim kızdı, kim geç kaldı, bunlar nota girmez. Girerse kâğıt, bir sonraki kavganın malzemesi olur. Not, işi hatırlatır. İnsanı dosyalamaz.

Alıntı yapmayın. Ayşe şöyle dedi diye tırnak açmak, cümleyi dondurur ve ertesi gün tartışma çıkar. Karar cümlesini yazın. Kimin ağzından çıktığı, o an için yeter, kâğıtta kalıcı olmasın.

Görev dağıtımı ayrı bir iştir. Not, o dağıtımın yerine geçmez. Yalnızca o gün çıkan tek işi ve tek ismi taşır. İki iş birden yazılırsa biri unutulur. İkincisini ertesi haftanın ilk satırına bırakın.

Sayfa nasıl durur

Üstte tarih ve yer. Altında yazan kişinin adı. Ortada üç satırdan fazla karar olmasın. Küçük grupta bir karar yeter. Kenara çizilen oklar ve yıldızlar, ertesi gün kimse tarafından okunmaz. Düz cümle yazın.

Kalem, kurşun ya da silinmeyen bir kalem olsun. Silinen not, kimin değiştirdiği belli olmadan değişir. Yanlış yazdıysanız üstünü tek çizgiyle çizin ve yanına doğrusunu yazın. Karalamak, güveni düşürür.

Kâğıt, toplantı bitince tek bir yerde dursun. Pano ya da ortak bir zarf. Herkesin cebinde ayrı kopya olursa üç ayrı metin doğar. Telefonla fotoğraf çekilecekse tek fotoğraf, tek albüm. Grupta da aynı metin paylaşılsın. İki kanal çelişirse kâğıt esas alınsın.

Kapanışta okumak

Beş dakikalık kapanış tam bu iş içindir. Üç cümleyi yazan kişi okur. Duyan, bu değil derse o an düzeltilir. Kapıdan çıktıktan sonra düzeltmek, yeni bir toplantı açar. İçeride bitirin.

Yazan kişi o gün belli olsun. Herkes birden yazarsa kimse yazmaz. Sıra, haftadan haftaya dönebilir. Aynı kişi üç kez üst üste yazarsa yorulur ve not kısalır, sonra kaybolur. Yedek bir isim de baştan söylensin. Asıl yazan gelmezse yedek kalemi alır.

Okuma sırasında yeni konu açılmasın. Yeni konu, notun altına küçük bir işaretle ertesi haftaya kalsın. İşaret, karar değildir. Karar sanılırsa o akşam yarım iş doğar.

Not kaybolursa

Kaybolan notu ezberden yeniden yazmayın. Ezber, üç ayrı hatıra üretir. Ertesi buluşmada yeniden sorun. Bu hafta ne kararlaşmıştı. Cevap yoksa o iş yapılmamış sayılır ve yeniden konuşulur. Utanç gerekmez. Kâğıt, insan hafızasından daha dürüsttür ama o da düşer.

Eski notları bir kutuda tutun. Duvarı aylarca dolu tutmayın. Bir mevsim önceki saat, yeni kararı ezer. Kutuya kalkan kâğıdın üstüne bitti yazın. Biten iş, duvarda görev gibi durmasın.

Değerlendirme toplantısı gelince bu kısa notlar işe yarar. Uzun rapor yazmaya kalkmayın. Üç karar, üç sonuç. Oldu ya da olmadı. Bu kadar. Süslü arşiv, küçük grubu yorar.

Yazan kişi notu evine götürüp unutmasın. Unutulan kâğıt, grubun değil o kişinin çekmecesinin malı olur. Toplantı yerinde kalsın. Evde kalacaksa ertesi sabah fotoğrafı tek yere düşsün ve kâğıt geri gelsin. Okunaksız yazı, hiç yazılmamış gibidir. Ertesi gün kimse çözemiyorsa yazan kişi üç satırı yeniden, yavaş ve büyük harflerle yazsın. Acele yazı, acele unutulur. Üç satır, bir sayfalık karalamadan daha uzun yaşar.

Sık sorulan sorular

Bilgisayar şart mı? Hayır. Okunaklı el yazısı yeter. Bilgisayar kullanılacaksa aynı gün tek dosya paylaşılsın. İki dosya, iki karar demektir.

Herkesin sözü nota girer mi? Girmez. Nota yalnızca karar, isim ve gün girer. Sözün tamamı odada kalır. Oda, tutanak değildir.

Yazan kişi katılamazsa? Yedek yazar. Yedek de yoksa o gün karar alınmaz, kısa bir hatırlatma yeter. Yazısız karar, ertesi gün üç ayrı işe bölünür.

Adımlar

Tek sayfa açın: Tarih, yer ve yazan kişinin adını üste yazın. İkinci sayfa açmayın.
Kararı ayırın: Konuşulan her cümleyi değil, yalnızca kararlaşan işi, ismi ve günü yazın.
Aynı gün okuyun: Kapanışta üç satırı yüksek sesle okuyun. Duyan düzeltirse o an düzeltin.
Tek yere koyun: Notu panoda ya da grupta bir kez paylaşın. İkinci bir özet yazmayın.